Tablo tek başına uyum sağlamaz
Saklama ve imha tablosu, veri envanterinden kopuk bir dosya olduğunda hızla güncelliğini yitirir. Etkili yapı; hangi verinin hangi iş amacıyla işlendiğini, hangi sistemde durduğunu, hangi saklama kuralına dayandığını ve süresi gelince ne olacağını aynı kayıtta gösterir.
Yaşayan kayıt için asgari alanlar
- Veri veya kayıt sınıfı ve ilgili iş süreci
- İşleme amacı ve sorumlu birim
- Saklama başlangıç olayı ile süre
- Hukuki, sözleşmesel veya operasyonel gerekçe
- Bulunduğu sistem, fiziksel arşiv ya da tedarikçi
- İmha/anonomleştirme yöntemi, uygulayan kişi ve doğrulama kanıtı
Uygulama adımı
Önce en yüksek hacimli veya en hassas üç veri akışını seçin. Bir kayıt örneğini oluşturulduğu andan silinme/anonimleştirmeye kadar takip edin. Yedekler, e-posta kutuları, paylaşımlı klasörler ve tedarikçi sistemleri unutulursa tablo gerçeği temsil etmez. Her değişiklik projesinde saklama tablosu için bir gözden geçirme adımı ekleyin.
Sık hata
Genel bir süre yazıp başlangıç olayını tanımlamamak, eski yedekleri göz ardı etmek, imhayı sadece politika cümlesi olarak bırakmak ve istisna tutma kararlarını kayda bağlamamak risk yaratır.
Kaynak ve sonraki adım
KVKK resmî internet sitesi, veri sorumluları için güncel rehber ve kararları yayımlar. Gizlilik süreçleri ve ISO/IEC 27701 uygulaması için ilgili eğitimleri inceleyin.